Excel에서 반복 작업을 빠르게 처리하려면 F4와 Ctrl + Y 단축키를 활용하고, 서식 복사(Format Painter) 기능을 결합하는 방법이 효과적이다. 이 두 가지 기능을 잘 익히면 단순 반복뿐 아니라 복합 서식 적용까지 손쉽게 수행할 수 있다.
반복 작업 단축키: F4와 Ctrl + Y
F4 키는 마지막으로 실행한 작업을 반복 수행하는 단축키다.
Windows Excel에서는 Ctrl + Y도 동일 작업을 반복하며, Mac에서는 Command + Y를 사용한다.
F4 단축키 활용 사례
셀 서식 반복 적용
한 셀에 배경색, 글꼴, 테두리 등 서식을 설정한 뒤 다른 셀을 선택하고 F4 키를 누르면 동일한 서식이 반복 적용된다.
셀 병합 및 분할
여러 셀을 병합한 후 다른 영역에서도 같은 병합 작업이 필요할 때 F4를 눌러 빠르게 병합 상태를 유지할 수 있다.
행·열 삽입 및 삭제
행이나 열을 삽입(또는 삭제)한 뒤 다음 위치에서 F4를 누르면 여러 개의 행·열을 연속해서 추가하거나 삭제할 수 있다.
Format Painter(서식 복사) 활용
- 서식 복사는 홈 탭의 브러시 아이콘을 클릭해 실행한다.
- 아이콘을 더블 클릭하면 복사 모드가 유지되어 여러 영역에 연속 적용할 수 있으며, ESC를 눌러 해제한다.
셀 서식 창과 F4 통합 팁
셀 서식 창(단축키 Ctrl + 1)에서 글꼴, 채우기, 테두리 등 여러 항목을 설정한 뒤 F4를 누르면, 서식 창에서 지정한 모든 기능이 한 번에 반복 적용된다.
팁과 주의사항
- 마우스 클릭 대신 F4를 사용해 시선 분산을 줄이고 손목 부담을 완화할 수 있다.
- 서식 복사 모드에서는 ESC 키로 언제든지 반복 모드를 종료할 수 있다.
- 수식 복사나 범위 이동 시에는 상대참조/절대참조 설정에 주의한다.
반복 단축키(F4, Ctrl + Y)와 서식 복사 기능을 업무 흐름에 적절히 결합하면, 단순 반복 작업은 물론 복합 서식 적용까지 극적으로 속도를 높일 수 있다. 자신의 작업 패턴에 맞는 활용법을 찾아 익혀보자.