엑셀(Excel)로 데이터를 다루다 보면, 원하는 순서대로 정렬해야 할 때가 많습니다. 예를 들어, 이름순, 날짜순, 점수 높은 순 등 다양한 기준으로 데이터를 정렬하면 한눈에 정보를 파악하기 쉽고, 업무 효율도 높아집니다. 오늘은 엑셀 데이터 정렬의 기본부터 실전 활용 팁까지 정리해 보았습니다.
1. 엑셀 데이터 정렬이란?
엑셀의 ‘정렬’ 기능은 선택한 데이터를 특정 기준(오름차순, 내림차순 등)에 따라 순서를 재배치하는 기능입니다. 예를 들어, 학생 점수 데이터를 높은 점수순(내림차순)으로 정렬하거나, 이름을 가나다순(오름차순)으로 정렬할 수 있습니다.
2. 기본 정렬 방법
2-1. 한 열 기준으로 정렬하기
- 정렬할 데이터 범위 선택
- 보통 표의 첫 번째 셀(예: A1)에서 마지막 셀까지 드래그해서 선택합니다.
- 상단 메뉴에서 ‘데이터’ 클릭
- 엑셀 상단 메뉴에서 [데이터] 탭을 클릭합니다.
- 정렬 버튼 클릭
- ‘오름차순 정렬(▲)’ 또는 ‘내림차순 정렬(▼)’ 버튼을 클릭하면 선택한 열을 기준으로 정렬됩니다.
Tip: 표의 첫 행이 제목(헤더)라면, 정렬 대화상자에서 ‘데이터에 머리글 행이 있습니다’ 옵션을 꼭 체크하세요!
2-2. 여러 열 기준으로 정렬하기
예를 들어, ‘부서’별로 먼저 정렬한 뒤, 같은 부서 내에서 ‘이름’순으로 정렬하고 싶을 때 사용합니다.
- 데이터 범위 선택
- [데이터] → [정렬] 클릭
- 정렬 기준 추가
- ‘정렬 기준’에서 첫 번째 기준(예: 부서)을 선택합니다.
- ‘수준 추가’ 버튼을 클릭해 두 번째 기준(예: 이름)을 추가합니다.
- 각각 오름차순/내림차순 선택 후 ‘확인’을 누르면 여러 기준으로 정렬됩니다.
3. 실전 활용 팁
3-1. 사용자 지정 목록으로 정렬하기
요일(월, 화, 수…)이나 직급(사원, 대리, 과장, 부장 등)처럼 일반적인 오름/내림차순이 아닌, 특정 순서로 정렬하고 싶을 때 유용합니다.
- [데이터] → [정렬] → [정렬 기준] 선택
- ‘정렬 기준’에서 ‘사용자 지정 목록’ 선택
- 원하는 순서대로 목록을 입력하거나 선택 후 정렬
3-2. 정렬 취소 및 원래대로 되돌리기
정렬 후 데이터가 꼬였거나, 원래 순서로 되돌리고 싶다면 Ctrl + Z(실행 취소)를 누르면 됩니다.
또는, 정렬 전 ‘순번’ 열을 추가해 두면 언제든 원래 순서로 정렬할 수 있습니다.
4. 자주 묻는 질문(FAQ)
Q. 정렬했더니 데이터가 서로 맞지 않아요!
A. 데이터 범위를 정확하게 선택했는지 확인하세요. 표 전체를 선택하지 않으면 일부 데이터만 정렬되어 내용이 섞일 수 있습니다.
Q. 표 안에 병합된 셀이 있으면 정렬이 안 돼요.
A. 정렬 기능은 병합된 셀이 있으면 제대로 작동하지 않습니다. 병합을 해제한 후 정렬하세요.
엑셀의 정렬 기능만 잘 활용해도 데이터 관리가 훨씬 쉬워집니다. 오늘 알려드린 방법을 따라 해보시고, 다양한 업무에 적용해 보시기 바랍니다.