오피스 프로그램에 익숙한 사용자라도, 구글 스프레드시트(=온라인 Excel)를 처음 공유할 때는 옵션이 헷갈릴 수 있습니다. 아래 가이드를 따라 하면 원하는 사람에게 원하는 권한으로 문서를 안전하게 공유할 수 있습니다.
1. 공유 창 열기
- 스프레드시트 오른쪽 상단 [공유] 버튼 클릭
- 아직 문서에 이름이 없다면 저장용 파일명을 먼저 지정
2. 사람·그룹 초대 방식
| 항목 | 설명 | 권한 설정 |
|---|---|---|
| 이메일 초대 | 상대의 G-메일 주소 입력 후 초대 | 보기, 댓글, 편집 중 택 1 |
| Google 그룹스 | 팀 메일 리스트 입력 → 전체 그룹 권한 일괄 부여 | 동일 |
| 주소록 불러오기 | 최근 공동작업자·조직도에서 클릭 | 동일 |
- 알림 메일: 기본 체크. 메시지 입력 시 안내 문구 함께 전송.
- 초대 후에도 [공유] → “사람 및 그룹” 목록에서 권한을 수시로 변경하거나 삭제 가능.
3. 링크 공유(퍼블릭) 방식
- [공유] → 링크 섹션 → 기본값 “제한됨”을 “링크가 있는 모든 사용자”로 변경
- 드롭다운에서 권한 선택
- 보기만 가능
- 댓글 가능
- 편집 가능
- 링크 복사 후 메신저·메일 등에 전달
팁: 권한이 ‘편집’인 링크를 외부에 배포할 땐, 실수·삭제 방지를 위해 버전 기록 활성화(파일→버전 기록) 또는 ‘보호 범위’ 설정을 권장합니다.
4. 고급 권한 세팅
- 다운로드·복사·인쇄 제한
- [공유] → ⚙️ 톱니바퀴 → ‘다운로드, 인쇄 및 복사 옵션 비활성화’ 체크
- 보기/댓글 권한 사용자에게만 적용
- 편집자 재공유 금지
- 같은 설정 창에서 ‘편집자가 액세스 및 변경 사항 권한 부여 가능’ 해제
5. 만료 날짜 지정(유료 Workspace 기능)
- 공유 목록에서 사용자 옆 시계 아이콘 클릭
- 만료일 설정: 7일·30일·사용자 지정 가능
- 기간 종료 시 자동으로 ‘제한됨’으로 전환
6. 권한 오류·접근 불가 해결법
- 상대가 “액세스 요청” 메일을 받았다면?
- 링크 공유가 ‘제한됨’일 가능성 → 링크 설정 확인
- 기업 Workspace라면 외부 공유 제한이 관리자 정책일 수도 있음 → 관리자 문의
- 휴대폰 앱에서 “로그인 필요” 오류 → 공유 이메일과 로그인 계정을 동일하게 맞추기
7. 보안·협업 베스트 프랙티스
- 실시간 채팅: 우측 패널 “댓글” 기능 활용 → 셀에 @멘션으로 담당자 지정
- 변경 추적: 도구 → 버전 기록에서 시점별 복원 가능
- 데이터 보호: 중요한 범위는 데이터 → 보호된 시트 및 범위로 잠금
- 오프라인 백업: 파일 → 다운로드 → Microsoft Excel(.xlsx)
누구와, 어떤 방식으로, 어느 정도 권한으로 공유할지 미리 설계하면 협업 생산성을 높이면서도 보안을 지킬 수 있습니다. 위 단계대로 진행해 필요한 사람에게만 정확한 권한을 부여해 보세요.